Carpetas Archivadoras

Una carpeta de archivos es solo una forma de la carpeta que contiene hojas y documentos en papel para la protección y la organización.

La mayoría de las carpetas de archivos están formadas por un material pesado, pero flexible, flexible, que se plegan a la mitad, como una billetera, y se han utilizado durante años para almacenar documentos de papel de forma segura.

Ahora que hay muchas opciones de carpetas en el mercado, puede ser muy confuso elegir uno.

Al elegir una carpeta de archivos, hay varias cosas a considerar.

Este artículo le ayudará a determinar qué tipo de carpeta se ajustará mejor a sus necesidades y estilo de vida.

A menudo se ve una carpeta de presentación cuando necesita acceder a los archivos que se guardan en el sistema informático o en una ubicación de red.

Se utiliza para almacenar documentos y archivos que se archivan de una manera en la que no se mezclan entre sí.

Es una buena idea invertir en una carpeta de buena calidad.

Dado que muchas carpetas tienen varias páginas, pueden dañarse si se almacenan en un garaje u otro área que tiene mucha humedad en el aire.

Una carpeta de archivos también es útil cuando se encuentra en el negocio de la computadora, ya que le permite acceder a los documentos que necesita rápidamente sin tener que volver a la oficina.

Muchas empresas también utilizan carpetas de archivos.

Puede obtener muchos tamaños diferentes de estos, y algunas empresas realizan carpetas de presentación de tamaño personalizadas que pueden mantener una variedad de documentos y otros materiales.

Puede encontrar estas carpetas en cualquier tienda de suministros de oficina. Los propietarios de negocios a menudo usan estos para almacenar diapositivas de presentación, manuales e información importante sobre la empresa.

Hay muchos estilos de las carpetas de presentación disponibles.

Se mencionan comúnmente por nombre, como la carpeta azul, la carpeta roja, la carpeta blanca, la carpeta de la carpeta o la carpeta de copia impresa.

Cada uno de estos se usa generalmente para fines ligeramente diferentes.

Aquí hay un desglose básico de los tipos generales de estos documentos:

Sistemas de gestión de documentos (DMS)

Estos tipos de sistemas de gestión de documentos permiten a los usuarios organizar y ver sus documentos.

Incluyen cosas como versiones electrónicas de sus documentos, lo que le permite recuperar una versión PDF cuando sea necesario, y realice un seguimiento de su espacio de almacenamiento.

DMSS también le permite etiquetar documentos para que sepa lo que está mirando cuando abre un archivo en particular.

También puede recuperar documentos de una versión PDF del archivo, utilizando Metadata.

Software de gestión de documentos (DMS)

Están diseñados para personas que no saben qué hacer con los documentos como documentos de Word o archivos PDF.

Algunos paquetes DMS incluyen una característica que le permite buscar documentos en una ubicación específica, o incluso en todas las ubicaciones de todo el mundo.

También proporcionan características como el formato y el tamaño del tamaño automático, así como las herramientas para el seguimiento y la impresión de cambios de documentos.

Este tipo de software le facilita la organización de sus documentos y los haga fácilmente accesibles para otros.

Apoyo legal colaborativo (CLS)

Estos tipos de programas permiten a los abogados trabajar con los mismos documentos, de una manera similar a los que se usarían si trabajaban juntos.

Con un CSI, un abogado puede actualizar la información legal, agregar nuevos documentos o eliminar documentos antiguos según sea necesario.

Los beneficios de un CSI incluyen el hecho de que puede crear un entorno de trabajo sin papel.

No hay más necesidad de imprimir todo, ya que todo puede ser almacenado electrónicamente, lo que facilita la creación de documentos y colabora con otros.

Cuando haya terminado de trabajar, sus documentos también se envían electrónicamente.

Las carpetas de presentación son accesorios de oficina muy importantes.

Ayudan a mantener su oficina limpia, organizada y asegurarse de que los documentos se mantengan adecuadamente para su custodia.

Hay muchos estilos de archivador que pueden satisfacer sus necesidades, así que tómese el tiempo para encontrar el que funcione mejor para usted.

Carpetas archivadoras anillas

Una carpeta archivadora de anillas es simplemente un tipo de carpetaa que contienen apuntes, folios u otros papeles juntos para la protección y la organización.

La mayoría de las carpetas de archivos están formadas por unas tapas de papel pesado, como cartón fino, o alguna otra luz, pero un material flexible, flexible que se pliega en cuartos, y luego se mantiene en la posición cerrada por cuatro pasadores de esquina o anillos.

Hay muchos tipos de carpetas disponibles en el mercado de hoy, cada uno de ellos designando su propio uso.

Algunos ejemplos de carpetas incluyen diarios, planificadores, tarjetas de presentación, almohadillas legales, hojas de acordeón, abridores de letras, portadas de máquina de escribir, carpetas de computadoras, casos de CD / DVD, marcadores, folletos, postales y más.

Las carpetas de presentación normalmente se archivan en un solo archivo, ya sea en papel blanco o de color crema, con una pequeña apertura para colocar documentos dentro.

Los bordes de la carpeta pueden ser redondeados o cuadrados, o afilados o planos, dependiendo de las preferencias del diseñador de carpetas.

Algunas carpetas, llamadas carpetas bifold, tienen solo dos pliegues: uno a través de la parte superior, para mantener la cubierta abierta, y uno en la parte inferior, para mantener los documentos que están contenidos dentro del archivo.

La mayoría de las carpetas típicas se dividen en cuatro categorías: medio anillo, anillo completo, anillo de acordeón o bandas cruzadas.

Las carpetas de media anilla también se conocen como carpetas ficticias, porque muestran los contenidos cuando se abren, mientras que los estilos de anillo de anillo y acordeón completos para mostrar solo la parte superior, o la cubierta, de los documentos cuando se cierra.

Las carpetas de banda cruzada, o las bandas cruzadas, tienen una banda a lo largo de su perímetro que está diseñado para mantener los archivos de forma segura. Se encuentran más comúnmente en la librería, legal, médica, policial y salas de suministro de oficina.

Los fabricantes de carpetas de archivo hacen cientos de estilos de carpetas de documentos, todas con varias funciones.

Muchos tipos de carpetas de archivos están hechas para mantener solo un documento, como las facturas de las tarjetas de crédito y los documentos comerciales, mientras que otros pueden tener muchos tipos diferentes de documentos.

Un tipo popular de carpetas que solo sostiene documentos es el estilo de anillo de acordeón.

Las carpetas de archivos de estilo de acordeón se asemejan a un violín, con la banda superior plegable y una serie de anillos colgantes en la parte inferior.

Algunos modelos tienen una parte superior articulada con un asa, y esto le permite al usuario doblar la parte superior para que los anillos descansen en la parte inferior de las carpetas.

Un tercer tipo de carpeta es el estilo de anillo completo, que consiste en un solo archivo que se mantiene en dos anillos, con una bisagra en la mitad superior de la carpeta.

Este tipo de carpeta suele ser más pequeño que los estilos de anillo de acordeón y las carpetas de archivos y se utilizan para documentos menos sensibles.

Las carpetas de archivos también vienen en varios tamaños.

Las carpetas pequeñas y estrechas de archivos son ideales para colocar en la mesa, mientras que las versiones más grandes y más anchas son más adecuadas para grandes oficinas.

Por último, las carpetas de bolsillo o archivo permiten que los documentos se oculten de la vista, o se mantienen en forma segura al cuerpo, sin revelar sus contenidos.

Estos tipos de carpetas son perfectos para mantener documentos legales, documentos personales confidenciales o incluso ilustraciones caras pero delicadas.

Hay muchos estilos diferentes de carpetas de archivos disponibles en la actualidad, todas diseñadas para hacer que el trabajo de presentación sea mucho más fácil.

Carpetas archivadoras cartón

Una carpeta archivadora de cartón es un tipo de carpeta que contiene documentos y trabajos juntos para la protección y la organización.

En general, las carpetas de archivos de cartón constan de una sola hoja de material rígido, de papel pesado, u otro material similar, pero flexible, que se pliega de arriba a abajo, y se usa principalmente para almacenar documentos de papel.

Estos tipos de carpetas de cartón vienen en todas las formas, tamaños y formatos y se pueden hacer de diferentes materiales, como cartón, papel, cuero, plástico o madera.

Los usos de una carpeta de archivos de cartón pueden variar mucho dependiendo de su propósito general, así como el material específico de los que están hechos.

Uno de los tipos más comunes de carpetas de cartón, o más comúnmente conocidos en la actualidad, se llama aglomerante.

Estos se utilizan generalmente en oficinas y oficinas legales. Los aglutinantes constan de dos o más hojas de papel rígido y pueden cerrarse en la parte superior o inferior.

Puede estar abierto o cerrado en el centro con un borde del aglutinante que se dobla sobre otro. Se utilizan como una forma de mantener todos los papeles importantes en un solo lugar.

Los aglutinantes se colocan con mayor frecuencia en un cajón en un escritorio donde son fácilmente accesibles.

Otro tipo de carpeta de archivos de cartón comúnmente usado se denomina carpeta de presentación.

Este tipo de carpeta, como la carpeta, se usa a menudo en un entorno de oficina para mantener los materiales impresos.

Algunos tipos de carpetas de presentación están especialmente diseñadas para presentaciones de negocios y están disponibles en una gran variedad de colores, estilos y tamaños.

También están disponibles en muchos grosores diferentes para satisfacer las necesidades de todo tipo de empresas.

Muchas firmas de negocios ahora usan carpetas de presentación, o casos de presentación, por una variedad de razones.

Son una forma conveniente de almacenar todos los documentos importantes de una compañía, además de servir un propósito más práctico que un archivador tradicional.

Hay muchos más tipos disponibles en varias formas y tamaños, dependiendo de lo que usará las carpetas colgantes.

Algunas carpetas de cartón están diseñadas para abrirse fácilmente con un bolígrafo o un dedo, mientras que otros pueden necesitar abrirse con una clave especial.

Estos tipos de archivos pueden ser ordenados especialmente por algunas empresas.

Algunas compañías solicitan variedades de carpetas especiales que incluyen un bloqueo para evitar el acceso no autorizado por parte de los empleados.

Incluso hay algunos que permiten que se realice una cierta cantidad de impresión en las páginas, lo que hace posible imprimir una página de portada para una factura o recibo si es necesario.

Las carpetas de presentación generalmente son muy asequibles, y muchas empresas ofrecen envío gratuito o entrega en productos comprados.

Por lo general, se hacen con materiales de alta calidad que no se desvanecerán ni se usarán con el tiempo.

La función básica de estos artículos es ayudar a mantener todos sus documentos importantes en una condición segura y organizada.

El rango de precios depende del tamaño y la calidad del producto.

Todos los suministros de oficina, incluidas las carpetas archivadoras de cartón, son fáciles de encontrar cuando realiza una búsqueda en Internet.

La variedad de estilos y colores disponibles son casi ilimitados, por lo que podrá encontrar fácilmente uno que sea perfectamente adecuado para sus necesidades de oficina personal.

Hay muchas tiendas minoristas en línea que venden estos archivos en excelentes ahorros.

Carpetas archivadoras colgantes

En general, las carpetas archivadoras colgantes se componen típicamente de una sola lámina de papel pesado, a menudo con un solo delgado, pero fuerte, que se pliega en la mitad.

Esto puede estar formado por 100s de hojas o más. Luego, la parte frontal de la carpeta se cubre con un laminado de plástico transparente, u otro plástico protector transparente, de modo que se pueda ver los contenidos.

La parte trasera de la carpeta colgante presenta un orificio o una pequeña hendidura, a través de la cual se puede insertar una pequeña aguja o pasador para extraer el papel.

Estos tipos de carpetas colgantesson bastante comunes, tanto en entornos privados como en la empresa, ya que son muy prácticos, útiles y eficientes.

Pueden mantener una gran cantidad de papeleo, y la mayoría son bastante robustos.

Las carpetas verticales colgantes de archivos son especialmente útiles para asuntos legales o financieros, donde generalmente se necesita una copia impresa.

Estos también son excelentes para colgar en las paredes, y para mantener los archivos en diferentes lugares en diferentes momentos.

Aquí veremos algunas de las diferencias entre estos dos tipos de carpetas de presentación.

Los archivadores verticales han existido durante años y, como tal, son bastante populares.

Estos presentan una abertura estrecha en la parte superior, desde la cual el usuario puede sacar una pequeña cantidad de papeleo (normalmente no más que una página de longitud).

Los gabinetes de archivo varían en tamaño y dimensiones, dependiendo de los documentos de tamaño que se colocarán en ellos, y también variarán dependiendo del estilo y el diseño del titular en sí.

La mayoría tiene varios compartimentos interiores para el almacenamiento, mientras que otros son totalmente verticales, con el cajón en un lado del gabinete que actúa como una mesa superior.

La madera real, por otro lado, ofrece un poco más versatilidad cuando se trata de estilo y función.

Si bien la madera real no tiene que ser de madera real, se puede hacer en ningún tipo de color o material y, a menudo, puede incluir la apariencia de sintética de grano de madera.

Para una apariencia estética, los gabinetes de presentación de madera reales se pueden manchar con un color para que coincidan con la de las paredes, o para adaptarse a otras piezas de muebles.

Además, los gabinetes de madera reales pueden contar con tiras de madera o barras de Dado, para una apariencia elegante y profesional.

Al igual que con las diferencias entre los archivos verticales y laterales, las similitudes entre los archivos horizontales y laterales terminan allí.

Los gabinetes de archivo horizontales han estado por más tiempo y pueden haber sido diseñados por primera vez como una forma de mantener documentos legales o financieros verticales.

Al igual que los gabinetes verticales, muchos diseños horizontales cuentan con un solo cajón que se puede abrir o cerrar.

Los cajones probablemente cuentan con dos, tres o incluso cuatro niveles de capacidad de presentación, dependiendo del tamaño y la altura del gabinete.

Un gabinete de presentación horizontal a menudo será más pequeño en tamaño que su contraparte vertical, aunque puede venir en una variedad de tamaños y dimensiones.

La última categoría de archivador incluye puertas con bisagras o correderas. Las puertas con bisagras y correderas son muy similares a los gabinetes de presentación tradicionales, con una puerta única o doble, mecanismo abierta giratorio y uno o dos niveles de capacidad de presentación.

Muchas puertas con bisagras cuentan con la capacidad de balancear tanto abiertos como cerrados, mientras que las puertas correderas presentarán una o dos puertas, con las bisagras ubicadas en el interior de la unidad.

Estos tipos de gabinetes son típicamente pequeños, delgados y espacios, lo que permite el fácil almacenamiento de documentos de diferentes tamaños.

Carpetas archivadoras con fundas de plástico

Las carpetas archivadoras con fundas de plástico son un tipo de carcasa que contiene folios, apuntes y otros documentos de papel para la protección y la organización.

Muchas carpetas archivadoras con fundas de plástico contienen una sola hoja de cartón duro y pesado, típicamente hecho de vinilo, madera o plástico, y se utilizan para almacenar documentos de papel.

La mayoría de los casos tienen un colgajo exterior de cremallera para que el usuario pueda abrir fácilmente el documento o la carpeta, desde el interior.

Los diseños de carpetas archivadoras con fundas de plástico varían ampliamente de las carpetas de negocios típicas, a menudo hechas de cuero, tela o piel sintética con esquinas de papel blanco, a grandes casos de acordeón de doble cara con pliegues de acordeón.

También pueden ser personalizados imprimiendo el logotipo de la empresa a cada lado.

Las carpetas archivadoras con fundas de plástico vienen en muchas variedades, tamaños, materiales y diseños.

Por ejemplo, algunas carpetas están hechas de plástico o vidrio con divisores ajustables, o bolsillos, y abren en la parte superior o inferior.

Las carpetas de plástico, metal o laminado están disponibles en colores básicos como negro, azul, gris, blanco, plata y amarillo, así como una variedad de patrones que incluyen rayas, cuadros, sólidos o chequesterblades.

Algunos diseños están diseñados para almacenar solo un artículo en particular, como un bolso pequeño o una cámara compacta, mientras que otros pueden tener bolsillos o compartimentos adicionales para mantener suministros de oficina, tarjetas de visita o carpetas.

Muchas carpetas de plástico o vidrio también son resistentes al agua, lo que los hace útiles para llevarlo a un picnic o un viaje de campamento.

Algunas carpetas de plástico o vidrio también se construyen con características de seguridad, como paneles divisorios o tecnología de bloqueo de seguridad.

La mayoría del personal de oficina usa una a dos carpetas para asignaciones de clase o proyectos.

Estos conjuntos de archivos pueden incluir asignaciones escritas en un lado y otros trabajos, gráficos, fotografías y archivos en el lado opuesto.

Algunas oficinas incluso tienen un borrador de carpeta y una carpeta terminada. El borrador de la carpeta se usa para completar el trabajo que ya se ha enviado, mientras que la carpeta terminada se usa para recibir comentarios de los clientes y recibir cambios adicionales antes de ser enviados para la producción.

Los casos de presentación generalmente se apilan en un escritorio, pero algunos están diseñados para ser montados en la pared.

Muchas personas mantienen sus archivos más importantes en una carpeta en lugar de en una computadora.

Mucha gente también usa un cuaderno para almacenar documentos básicos y hojas de cálculo, y no necesitan estar conectadas a una computadora para que se mantengan los documentos.

Si desea comprar su propio archivador, el mercado ofrece varias opciones.

Muchas de las compañías más grandes hacen sus propios productos, mientras que las empresas más pequeñas les compran a los fabricantes de contratos.

La mayoría de los fabricantes de gabinetes de archivo ofrecerán una amplia gama de estilos, tamaños y colores para que usted elija.

Algunos de los gabinetes de archivo más populares incluyen carpetas de archivos laterales, carpetas verticales de archivos, carpetas de archivos horizontales, carpetas verticales y carpetas tripletas.

También puede comprar archivadores que tengan un panel inferior o enrollan las puertas. Estos tipos de unidades son ideales si solo usas algunos artículos en la oficina, ya que son menos propensos a los daños.

Los archivadores han recorrido un largo camino desde sus primeros días. Son mucho más duraderos y eficientes hoy, lo que los hace ideales para almacenar documentos para una gran empresa u oficina.

Si necesita una forma fácil de organizar y almacenar sus archivos, considere comprar un archivado donde colocar carpetas archivadoras con fundas de plástico para proteger sus documentos.

Tu oficina seguramente le agradecerá por ello.